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オンライン商談が普及した今、Zoomのマナーは営業にとって押さえておきたい基礎知識です。画面越しのやり取りでも、印象や信頼感は対面の方法と同じように大切なためです。
また、オンライン特有のマナーを知らないと、無意識に失礼な言動をしてしまうこともあります。そのような事態を防ぐために、本記事では、営業担当者が身につけるべきZoom商談のマナー10選を紹介します。
【準備編】Zoom商談を成功に導く5つの事前マナー
Zoom商談では相手に安心感を与え、ストレスなく話せる環境を整えることが信頼構築の第一歩です。ここでは、準備段階におけるZoomのマナー5選を紹介します。
1. Zoomアカウントを準備し、ビジネス仕様にする
まずはZoomのアカウントを作成し、名前やアイコンをビジネス向けに設定しましょう。商談相手が一目で誰なのか分かるため、信頼感にもつながります。
また、Zoomには「無料プラン」と「有料プラン」があり、大きな違いは時間制限の長さです。商談が長引く可能性を考えると、有料プランを契約しておくと安心です。
| 無料プラン：40分まで 有料プラン：最大30時間まで |
なお、2022年5月2日（米国時間）より、無料アカウントがホストとして開催する1対1のミーティングは、30時間から40分に変更されています。この変更により、無料アカウントが開催する全てのミーティングは、一律40分に制限されているので注意が必要です。
2. 資料と招待リンクは前日までに送付する
商談前日までに次の情報を商談相手に送付します。
| ・商談時に使用する資料 ・Zoomの招待リンク ・当日の流れや所要時間 |
事前に必要な情報を共有しておくことで、当日の進行がスムーズになります。また、当日の朝には「本日は〇時から商談をよろしくお願いします」といったリマインドメールを送ると、日程の勘違いによる機会損失を防げます。
3. 身だしなみを整える
Zoom商談でも、身だしなみは重要なマナーのひとつです。基本は対面の商談と同じく、上下スーツで臨むのが無難です。相手に不快感を与えないよう、清潔感のある服装を心がけましょう。
4. 事前に接続確認を行う
Zoomのテストミーティングを利用して、カメラ・マイク・インターネットの環境が整っているか、事前に確認します。
PCのスピーカーとマイクを使うこともできますが、雑音が入りやすく、周囲に音声が聞こえてしまうので、マイク付きのイヤフォンやヘッドセットを用意しましょう。
| 【Zoomテストミーティングの利用方法】 ① Zoomテストミーティング（https://zoom.us/test）へアクセス ②「参加」をクリック ③「Zoom Meetingを開く」をクリック ④ 案内に沿ってテストを実施 |
このテストを行うことで、商談当日のトラブルを未然に防げるため、安心して本番に臨むことができます。
5. 10分前には入室して待機する
時間厳守は、オンラインでも変わらない基本的な社会人のマナーです。Zoom商談においても、時間に余裕をもって行動することが大切です。開始時刻の10分前には入室し、相手を待つ間に画面や音声などの最終チェックを行いましょう。
【実践編】商談をスムーズに進める5つの基本マナー
商談中にも気をつけるべきマナーはあります。ここでは実践編として、5つのマナーを紹介します。
6. はじめに自己紹介をしっかりと行う
Zoom商談では名刺交換がないため、冒頭の自己紹介が非常に重要です。会社名・氏名・役職・本日の目的などを簡潔に伝えましょう。
7. 相手の発言中に発言しない
Zoom商談で発言が重なると、聞き取りにくくなることがあります。そのため、相手が話している間は、話を遮らずに傾聴に徹するのがマナーです。もし途中で発言したい場合は、軽く手を挙げるなどのジェスチャーで意思表示し、許可を得てから発言しましょう。
8. 発言しないときはミュート機能を使う
自分が発言していないときは、マイクをミュートにしたほうが良いこともあります。キーボードの音や周囲の生活音が相手に聞こえると、不快に感じたり、集中を妨げたりする可能性があるためです。
ただし、自分が発言するときにミュートの解除を忘れないように注意しましょう。
9. 対面よりもオーバーにリアクションする
Zoom商談は感情が伝わりにくいため、対面時よりも大きめのリアクションを心がけましょう。例えば、頷きや笑顔、手の動きによるジェスチャーなどです。このようなわかりやすいアクションは、相手との距離感を縮めるのに役立ちます。
10. 相手が退室するのを待つ
商談後はすぐに退出せず、相手の退室を待つのがマナーです。先に退出してしまうと、雑な印象を与えることがあるためです。最後にしっかりとお礼を伝え、相手が退室してから退出しましょう。
【番外編】これだけで差がつく！Zoom商談の＋αテクニック
Zoom商談ではちょっとしたポイントを押さえておくことで、商談の質を高め、成約の可能性を広げることができます。
こうした細かなテクニックが、信頼感や話しやすさにつながり、商談を成功に導くカギです。
表示名を「会社名＋氏名」にする
自己紹介をしたとしても、1回で名前を覚えてもらえるとは限りません。相手が認識しやすいよう、表示名は「会社名＋氏名」に設定しましょう。また、社内で形式を統一することで、複数人で参加した場合も相手が識別しやすくなります。
チャット機能を活用して情報を共有する
Zoomでは、ビデオ通話や画面共有をしながらチャット機能で情報を送信できます。資料のURLや補足情報をその場で共有することで、相手の理解度向上に役立ち、商談をスムーズに進められます。
商談後はお礼メールで印象づける
商談が終わったら、当日中にお礼メールを送りましょう。感謝の気持ちと商談の要点を簡潔にまとめることで、オンラインでも好印象を与え、信頼関係を構築できます。
背景や映り方に気を配る
Zoom商談では、商談内容だけでなく、映り方も重要な要素です。背景は生活感のないシンプルなものにする、またはZoomのバーチャル背景を利用するなどして、相手が気にならない環境を整えましょう。
また、照明も重要なポイントです。逆光だと顔が暗くなり表情が伝わりにくくなるため、顔の正面からライトを当てましょう。すると、顔が明るく見えて印象も良くなります。さらに、カメラの高さを目線と合わせることで、より自然なコミュニケーションがしやすくなります。
まとめ：Zoom商談マナーのチェックリスト
Zoom商談で好印象を与え、成約率を高めるためには、基本的なマナーを押さえておくことが重要です。改めてポイントをまとめると、以下のとおりです。
- Zoomアカウントを準備し、ビジネス仕様にする
- 資料と招待リンクは前日までに送付する
- 身だしなみを整える
- 事前に接続確認を行う
- 10分前には入室して待機する
- はじめに自己紹介をしっかりと行う
- 相手の発言中に発言しない
- 発言しないときはミュート機能を使う
- 対面よりもオーバーにリアクションする
- 相手が退室するのを待つ
さらに、表示名の設定やチャット機能の活用、お礼メールの送付といった細かな配慮を加えることで商談の質は大きく向上します。これらのマナーを押さえて、成約率の向上や売上の拡大につなげましょう。
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