シチュエーション別！ビジネスメールに使える書き出し文とマナー

この記事は約14分で読めます。

ビジネスメールの第一印象を左右するのは、本題に入る前の書き出しです。定型句になりがちですが、状況に合わせた一言を添えるだけで相手との距離を縮め、信頼関係を築くことができます。

そこで今回は、ビジネスメールに使える書き出し文とマナーをご紹介します。ビジネスメールの書き出しをマスターして、スムーズなビジネスコミュニケーションを実現してみてください。

ビジネスメールの書き出しの構成

ビジネスメールにおいて書き出しが第一印象を決めるため、基本の構成を覚えておきましょう。

構成に当てはめると、メールの書き出しは次のようになります。

【初対面】好印象を与えるビジネスメールの書き出し文

面識のない相手へのメールは、第一印象がすべてです。まずは、自分が誰でなぜ連絡したのかを誠実に伝え、安心感を持ってもらうための表現を選びましょう。

初めてメールを送る

面識のない相手に初めてメールを送る際は、相手が「誰から何の用件か」を瞬時に判断できるよう、一言添えるのがマナーです。

突然の連絡への配慮を示す

突然の連絡への配慮を示すメールの書き出し文は、相手を選ぶことなく汎用的に使用できます。

相手のメリットを提示する

相手のメリットを提示すれば、メールを最後まで読んでもらえるようになります。WebサイトやSNSを見て連絡したと伝えれば誠実さも伝えられます。

共通の知人からの紹介

共通の知人からの紹介は、最も強力なフックとなります。紹介者の名前を一行目から出すことで、最後までメールを読んでもらいやすくなります。

【面識あり】スムーズなやり取りを実現するメールの書き出し文

すでに面識がある相手には、定型文にプラスアルファの一言を添えるのがコツです。共有した時間や相手の近況に触れることで、あなたに向けて送っているという特別感を演出し、親近感を高めることができます。

直近で会った相手に連絡する

直近で会った相手には、時間をいただいたことに対して感謝するのが一般的なマナーです。

久しぶりに連絡する

相手に久しぶりに連絡する際には、時間が空いてしまった気まずさを払拭するために、温かい印象を残しましょう。

相手への関心を示す

相手への関心を示すことで、好意的な返信を引き出しやすくします。

【返信・お礼・お詫び・お願い・催促】シーン別のメールの書き出し例文

ビジネスでは、特定の目的で連絡する場面が多々あります。それぞれの状況において、相手の感情や立場に寄り添った言葉を選ぶことが重要です。

返信

返信メールの書き出しは、相手との関係性や、相手が何かをしてくれた直後なのかに合わせて調整するのがポイントです。ここでは最も使いやすく、失礼のない書き出し方をご紹介します。

お礼

お礼のメールの書き出しは、ありがとうございますと伝えるだけでなく、「何に対して」「どれくらい助かったか」というニュアンスを込めることで、相手との信頼関係を深めることができます。

お詫び

お詫びの書き出しは、言い訳をせずに謝罪の意をストレートに伝えることが大切です。また気づいた時点ですぐに送るスピード感も大切です。

お願い

お願いのメールの書き出しは、相手に負担をかけることへの申し訳なさと、それでも相手を頼りたいという敬意をバランスよく伝えることが大切です。

催促

催促の書き出しは、相手を責めるのではなくメールが届いていない可能性やこちらの不備を前提にするのがビジネスマナーです。念のための確認というスタンスをとることで、相手のメンツを保ちつつ状況を確認できます。

相手に不快感を与えないための書き出しにおける注意点 

ビジネスメールが書けるようになっても書き出しに不備があると、その後の内容をフラットに読んでもらえなくなる恐れがあります。相手にストレスを与えず、気持ちよく読み進めてもらうための最低限の配慮とマナーを確認しておきましょう。

誤字脱字に注意する

メールの冒頭、宛名や挨拶の誤字脱字は、相手に「雑に扱われている」「注意力が欠けている」という印象を与え、信頼を大きく損ないます。

株式会社〇〇／〇〇株式会社などの社名や斉藤様/斎藤様/齋藤様などの氏名の間違いは非常に失礼にあたります。必ず過去のメールや名刺、署名を確認しましょう。

初歩的な変換ミスも、読み返していない証拠としてネガティブに捉えられてしまうため注意してください。

相手を責める表現を避ける

催促や確認の場面では、相手のミスを決めつけるような書き方は不快感を与えてしまいかねません。

「こちらの不手際で、メールが正しく届いていない可能性もございまして、念のため再送させていただきます。お忙しい中恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。」など送り手側の不備の可能性があることを加えることで、角を立てずに本題を伝えられます。

挨拶のマンネリ化に注意する

「いつもお世話になっております」は非常に便利な言葉ですが、毎回同じだと「とりあえず書いている」という機械的な印象を与えることがあります。状況に合わせて言葉を選ぶことで、「あなた宛に書いている」という誠実さが伝わります。

まとめ

ビジネスメールの書き出しは、単なるマナーとしての形式ではなく、相手に対する「敬意」と「配慮」を形にしたものです。これらを意識するだけで、メールを通じたコミュニケーションは劇的にスムーズになります。まずは今日送るメールの一言を、いつもと少し変えてみることから始めてみましょう。

PR新規開拓・テレアポに使える
企業リスト無料ダウンロード

質の高い営業リストを最短30秒で作成！

「企業情報DB byGMO」は、「製造業の中小企業リスト」「IT企業一覧」などの条件を選ぶだけで、ニーズにマッチした企業を抽出できる営業リスト作成ツールです。

✔ CSV/Excel対応 ダウンロード後、ExcelやGoogleスプレッドシートですぐに使えます。

✔ 鮮度と精度 500万超の法人データとIR・官公庁データをAIがクレンジング。連絡先の精度にこだわっています。

✔ 生成AI要約 ぱっと見でどんな企業かわかる「商談メモ」も自動作成済み。

✔ クレカ登録不要 無料プランは電話番号もクレジットカード登録も一切不要です。

▼その他の質問はこちら

いまなら会員登録するだけで
毎月300件 無料ダウンロード！

有料プランへ切り替えない限り、料金請求はございません。
まずは無料でお試しください。

今すぐ無料でリストを作る 30秒で登録完了 / クレカ不要