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日程調整をメールで行うと何往復かするため手間がかかります。多くの予定がある方がメールで日程調整すると、スケジュールがブッキングしたり、忘れてしまったりすることもあるでしょう。
このような悩みを解決できる方法として日程調整ツールが注目を集めています。
今回は法人営業担当者におすすめの日程調整ツールをご紹介します。この記事を読めば、どのツールを導入すべきかまで理解できるようになるため、ぜひ参考にしてみてください。
日程調整ツールとは
日程調整ツールとは、日程調整業務を効率化できるツールで、使い方は以下の通りとなります。
- 空いている日程を抽出したカレンダーURLを送付する
- 相手がカレンダーURLを見て都合の良い日程を選択する
- 日程調整が完了する
つまり、日程調整のやりとりを1往復で完結することができます。
メリット
日程調整ツールを利用すれば、GoogleカレンダーやOutlook予定表からアポ日程の候補日が自動でリストアップされ、相手が空いている日を選ぶだけで日程調整が行えます。
メールで日程調整を行うと2～3営業日を費やしてしまいがちですが、日程調整ツールを使えば１営業日に短縮することが可能です。そのため、相手の熱量が下がる前に予定を入れられます。
また、確定した商談日程はカレンダーに自動登録され、登録後は他の予定が入れられなくなります。そのため、ダブルブッキングの心配もありません。日程調整業務を効率化できるため、日程調整ツールを導入する企業が増えてきました。
デメリット
日程調整ツールは、空いている日程を抽出したカレンダーURLを相手に送付します。カレンダーの予定が丸見えになることはありませんが、予定の空き具合は推察されてしまいます。
また、デスクワークのために時間を確保したい場合、カレンダーに予定を入力しなければいけません。そのため、カレンダーに予定を書く習慣がなく、相手と会う予定が少ない方がツールを活用すると業務の負担が増えてしまいます。
日程調整ツールは複雑な操作は必要ありませんが、なかには苦手に感じてしまう方もいるかもしれません。別途フォローが発生する可能性も視野に入れておきましょう。
日程調整ツールの選び方
日程調整ツールは自社に見合ったものを選ぶことが大切です。そのため、ツールの選び方を押さえておきましょう。
機能
さまざまな日程調整ツールが登場しています。そのため、欲しい機能が搭載されている日程調整ツールを選ぶようにしましょう。機能には、以下のようなものがあります。
プラン・料金
日程調整業務が効率化できても、コストの負担が大きいと本末転倒です。そのため、プランを比較して予算内に収まるかを確認してください。
日程調整ツールには完全無料で基本機能が使えるものがあります。その一方で有料のものになると、基本機能以外のオプション機能が利用できます。大切なことは、欲しい機能が予算に収まるかどうかです。各ツールのプランを比較検討してみましょう。
提供形態
日程調整ツールにはブラウザ版とアプリ版があります。
ブラウザ版はアプリをインストールする必要がありません。とても便利ですが、操作性や機能性でアプリに劣ることがあります。そのため、アプリインストールをせずに基本機能を利用したい方におすすめです。
その一方で、アプリ版はインストールの必要があります。手間はかかりますが、操作性や機能性が優れています。そのため、日程調整ツールの使用頻度が高く、色々な機能を使いたい方におすすめです。
導入実績
日程調整ツールの累計ユーザー数や導入実績数を確認しておきましょう。なぜなら、導入実績が多いツールは操作性が優れているケースが多いためです。また、多くの人に利用されているツールを選べば、日程調整したい相手も操作に慣れていることでしょう。そのため、どのぐらいの導入実績があるのかも確認してみてください。
法人営業におすすめの日程調整ツール5選
多くの日程調整ツールがあるため、どれを利用すべきか悩んでしまうかもしれません。そのような方向けに法人営業におすすめの日程調整ツールを厳選して5つご紹介します。
TimeRex（タイムレックス）
出典元：『TimeRex』
TimeRexは累計登録ユーザー数200,000人を突破した日程調整ツールです。
日程候補自動リストアップ機能が搭載されており、GoogleカレンダーやOutlook予定表を見て、スケジュール前後の準備、移動時間も考慮して日程候補をリストアップしてくれます。日程が確定したら予定はカレンダーに自動登録されるため、ダブルブッキングすることもありません。
チャットツールやWeb会議ツール、彩桜管理ツールなど3,000種類以上のツールと連携が可能で、用途に合わせた使い方ができます。また、2人までのスケジュール調整なら無料で利用することも可能です。
アイテマス
出典元：『アイテマス』
アイテマスは累計登録者数60,000人、導入企業数7,800社を突破した日程調整ツールです。大きな特徴は、2024年1月時点で全ての機能が完全無料で利用できることです。将来的に一部の機能が有料化される予定となっていますが、現時点では完全無料で利用できます。
Googleカレンダーのアカウントを複数接続できるため、仕事用・プライベート用の日程調整として使用しているユーザーもいる便利なツールです。
Schecon（スケコン）
出典元：『Schecon』
Schecon（スケコン）は、日程調整した相手とオンライン名刺交換まで自動で行えるツールです。オンライン名刺交換した相手の情報はアドレス帳に自動で登録されます。そのため、顧客や採用候補者のリストを作成したい方におすすめです。
顧客や採用候補者のリスト作成では個人情報を扱うことになりますが、データは暗号化されておりセキュリティ対策は万全です。そのため、安心して個人情報を扱うことができます。
eeasy（イージー）
出典元：『eeasy』
eeasy（イージー）は、導入社数30,000社を突破した日程調整ツールです。大きな特徴は、Google WorkspaceやMicrosoft365などのグループウェアと連携して日程調整を自動化できることです。
顧客や採用候補者との日程調整だけでなく、社内の会議などの日程調整にも利用できます。そのため、社内外の日程調整を自動化したい方に向いています。
Jicoo（ジクー）
出典元：『Jicoo（ジクー）』
Jicooは累計登録ユーザー数18,000人を突破した日程調整ツールです。
Webサイトに埋め込め、予約フォームデザインのカスタマイズができるため、イベント参加の予約やコンサルティングの予約などに向いています。決済機能を使用すれば、イベント参加の予約時に集金することも可能です。
独自機能としてAIの対話形式サポートが付いており、タイムマネジメントの専属秘書として日程調整をサポートしてくれます。そのため「いつイベントを開催すべきか？」などのアドバイスが受けられます。
まとめ
日程調整ツールとは、日程調整業務を効率化できるツールです。日程調整のやりとりを1往復で完結することができます。
メールで日程調整を行うと、2～3営業日を費やしてしまうことが大半ですが、日程調整ツールを使えば１営業日に短縮することが可能です。そのため、相手の熱量が下がる前に予定を入れられます。
この記事では、日程調整ツールの選び方やおすすめのツールをご紹介しました。ぜひ、この記事を参考にしながら、日程調整ツールを導入してみてください。
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