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「顧客や取引先にメールを送信する際に返信不要である旨を伝えたいけれど、丁寧な言い方にするにはどうすればよいのだろうか…」「上司にも返信不要と使用したら失礼だろうか…」とお悩みを抱えていませんか？
そのような方向けに、返信不要を丁寧に言い換える方法をご紹介します！
メールに「返信不要」と書く理由は？
返信不要とは、メール送信相手に対して返信の必要がない旨を伝えるフレーズです。このフレーズは相手の負担を軽減するための配慮から生まれました。
適切に使用することで、メール返信の手間を省くことができ、円滑なコミュニケーションを図れます。
返信不要の使用場面
返信不要のフレーズはビジネスシーンで使用します。そのなかでも、次のような場面で使用する機会が多いです。
| 通知 | 今週の会議の資料を添付します。 なお、本メールへの返信は不要です。 |
| 業務報告 | 営業報告書のご確認をお願いいたします。 こちらへのメールは返信不要です。 |
| 確認事項 | 今週のスケジュールをお送りします。 変更がない場合は返信不要です。 |
意外と知らない？「返信不要」を伝える重要性
意外と知られていませんが、返信不要と伝えることは相手と良好な関係を築く上で重要です。
メール送信相手に返信の必要がない旨を伝えることで、相手の時間を奪わずに済みます。特に多忙な相手は、メールの返信が負担となるケースが多いです。このような相手へ配慮をすることで良好な関係を築けるようになります。
「返信不要」を伝える際の注意点
返信不要を伝える際の注意点は3つあります。
相手の立場を考慮して表現を変える
返信不要は丁寧語ではありません。そのため、上司や取引先、顧客など目上の人に対して伝える場合は表現を変える必要があります。
つまり、状況に応じた表現の使い分けをすることが大切です。
社内外問わずに使える「ご返信は無用でございます」や、親しい間柄に使用する「ご返信のお気遣いなくよろしくお願いします」などを覚えておくとよいでしょう。
クッション言葉を使う
「返信不要です」と伝えると、ぶっきらぼうで冷たい印象を与えてしまいます。「やりとりが面倒なので返信しないでください」という意味で捉えられてしまうこともあります。
そのため、返信不要を伝える際にクッション言葉を使用して冷たい印象を和らげましょう。
例えば、「ご案内のみですので、ご返信の必要はございません」「お手すきの際にお目通しいただければと思いますので、ご返信は無用でございます」と伝えると柔らかい印象になります。
具体的に伝える
返信不要と伝える場合は「この件に関しては返信不要です」などと具体的に伝えましょう。なぜなら「返信するべきか」「返信しない方がよいか」の判断が難しくなるためです。
例えば、「ご不明点な場合がございましたら、お気軽にお問い合わせください。なお、本メールへのご返信は無用です。」というニュアンスで伝えると相手は判断しやすくなります。
特に社外の人は判断しにくい傾向があるため、具体的に伝えるようにしましょう。
「返信不要」の丁寧な言い換え表現集
次にニュアンス別に「返信不要」の丁寧な言い換え表現集をご紹介します。
ご返信は無用です・返信はご無用です
堅い表現のため、社内外問わずにさまざまな人に使用できます。しかし、親しい間柄の人に用いると堅い印象を与えてしまうため、別の表現を用いることをおすすめします。
- 「添付資料のご確認をお願いいたします。ご不明な点がなければ、ご返信は無用です。」
- 「請求書の送付につきましては、月末までにお願いいたします。なお、本メールにへのご返信は無用です。」
ご返信にはお気遣いなく
親しい間柄の人に対して気を遣わせたくない気持ちを表現できます。ビジネスシーンでは親しい間柄の同僚に用いるケースが多いです。このフレーズは砕けた表現のため、取引先や顧客に使用しないように気をつけましょう。
- 「添付資料をご確認ください。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。なお、本メールへのご返信にはお気遣いなく。」
- 「イベント情報を共有するので、ご確認をお願いいたします。なお、ご返信にはお気遣いなく、よろしくお願いいたします。」
ご返信には及びません
メールに返信する必要はないことを丁寧に伝えられます。及びませんとは「する必要がない」の丁寧語です。そのため、相手にメール返信をする必要がないことを伝えたいときに使用しましょう。
- 「資料を添付いたしましたのでご確認いただけましたら、ご返信には及びません。」
- 「この度は、〇〇様に大変お世話になりました。心より感謝申し上げます。感謝をお伝えさせていただきたく連絡した次第ですので、ご返信には及びません。」
ご返信いただかなくても結構です
「結構です」のフレーズを使用すると、メールの返信の有無は自由であることを伝えられます。確認業務や報告業務に使用するケースが多いです。ただし、「結構」には断るニュアンスを含むことがあるので、使い方には注意が必要です。
- 「上記の内容で問題ないかご確認頂ければ幸いです。何かご意見などない場合は、ご返信いただかなくても結構です。」
- 「参考までに、以下の情報をお知らせします。こちらに関して、ご返信いただかなくても結構です。」
まとめ
「返信不要」とは、メール送信相手に対して返信の必要がない旨を伝えるフレーズです。返信不要を適切に使用すると、円滑なコミュニケーションを図れます。
相手と信頼関係を築くために、相手に対して配慮することは重要です。そのため、メールを送信する際には返信不要を上手に活用することもビジネスマナーのひとつです。ただし、メールが相手に届いたかどうかの確認がないと業務に支障が出てしまう場合は、返信不要を使うべきではありません。
ニュアンス別の言い換え表現を覚えておくと、好印象を与えることができます。この記事では、4つの表現をご紹介したので、上手く使い分けてみてください。
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