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商談、社内会議、定例ミーティング。営業担当者の1日は会議で埋め尽くされています。そして、会議が終わった後に待っているのが議事録作成です。
「議事録のために残業している」「メモを取るのに必死で、商談に集中できない」といった悩みを抱えているなら、AIで議事録を自動作成すべきです。
今回は、営業担当者の味方となるAI議事録自動作成ツールについて詳しく解説します。AIに議事録作成を任せることでどのように業務が変わるのか、ツールの選び方まで紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
AI議事録自動作成ツールとは
AI議事録自動作成ツールとは、AI技術を活用して会議の「録音」「文字起こし」「要約」を自動化するツールです。音声をリアルタイムでテキスト化し、話者を識別します。
大きな特徴は、AIが会議の内容を解析して要約を作成できることです。これにより、議事録作成の工数を削減し、会議終了と同時に決定事項やタスクを共有できるようになります。
多言語翻訳に対応した製品も登場しており、DXツールとしてさまざまな企業で導入が進んでいます。
AI議事録自動作成ツール導入のメリット
AI議事録自動作成ツールを導入するメリットは4つあります。
議事録作成時間を削減できる
会議の録音や文字起こし、要約までを自動化できるため、議事録作成時間を大幅に削減できます。 従来、労力をかけていた録音の聞き直しも必要ありません。
AIが会議の内容を解析して要約を作成してくれるため、会議終了時には議事録の草案（議事録のたたき台）が完成しています。
担当者は内容の確認と微修正を行うだけで済み、これまで数時間かかっていた議事録作成業務を数十分で完了させることが可能です。そのため、本来注力すべき企画や戦略立案などのコア業務に時間を充てられるようになります。
会議の議論に集中できる
AI議事録自動作成ツールを導入すれば、メモを取る作業から解放されて、会議の議論に集中できるようになります。
従来の会議では、どうしてもメモを取ることに意識を奪われがちでした。しかし、AIが会話を記録・保存してくれるため、参加者は聞き逃しの不安を感じることなく、議論に集中できるようになります。会議を単なる連絡・報告の場から、本来の目的である議論の場にできます。
コンプライアンス体制を強化できる
AI議事録自動作成ツールを使用して会議の記録・保存を行えば、企業のコンプライアンス体制を強化できます。なぜなら、言った言わないのトラブルや、作成者の主観による情報の歪曲、都合の悪い発言の隠蔽を防止できるためです。
テキストと音声データが紐づいて保存されるため、いつでも検証が可能であり、監査における証跡としても有効です。また、全ての会話が記録されているという環境自体が、パワーハラスメントや不適切な発言に対する心理的な抑止力として機能します。
ネクストアクションが可視化できる
AI議事録自動作成ツールは、「誰が」「いつまでに」「何をするか」というタスク（ToDo）を自動抽出し、確実な実行へとつなげます。
議論が白熱しても、具体的なアクションプランが曖昧なまま散会してしまうケースは少なくありません。しかし、AIは会議内容を解析して決定事項をリストアップするため、タスクの漏れや認識違いを排除できます。
会議終了直後にネクストアクションが可視化されることで、スピード感のある業務遂行が可能となります。
失敗しない！AI議事録自動作成ツールの選び方
近年は、さまざまなAI議事録自動作成ツールが登場しており、「どれを選べばいいかわからない」という声も少なくありません。自身に合わないツールを選ぶと手間が増えてしまうこともあります。そのため、AI議事録自動作成ツールの選び方を押さえておきましょう。
音声認識の精度が高いか
AI議事録自動作成ツール選びで優先すべきは音声認識の精度です。精度が低ければ、誤字の修正作業に追われてしまい、議事録作成時間を削減できません。
そのため、ノイズ除去機能や複数人の声を聞き分ける話者識別機能の精度を確認してください。
また、専門用語に対応しているかも確認しましょう。一般的なツールでは業界用語や社内独自の略語を誤変換してしまう恐れがあります。そのため、辞書登録機能があるツール、または特定の業界に特化したツールを選ぶことをおすすめします。
音声認識率99％といったスペックだけを判断基準にせず、無料トライアルを体験し、自社の環境で問題なく使用できるかを検証することが大切です。
要約機能があるか
文字起こしされたテキストを全て読み返すのは労力がかかるため、内容をわかりやすく要約してくれるツールを選びましょう。
なかでも「会議用」「商談用」「面接用」などの出力テンプレートがあるツールが便利です。目的に応じた形式で自動生成されるため、修正の手間を最小限に抑え、事務作業を大幅に効率化できます。
要約の精度やテンプレートの種類はツールによって異なるため、無料トライアルで自社に合っているかを確認しておきましょう。
利用シーンに合うか
会議スタイルに最適な録音が行えるツールを選ぶことも大切です。
オンライン会議が多い場合、ZoomやGoogle Meetなどのツールと連携し、Botとして会議に参加してシステム音声を直接録音できるタイプが推奨されます。なぜなら、PCマイクでの集音よりも音質がクリアで、認識精度が向上するためです。
一方、対面での会議や商談が多い場合は、スマートフォンアプリが用意されているか確認しておきましょう。スマートフォン1台で手軽に録音でき、外出先でもスムーズに議事録が作成できます。
両方のシーンが混在する企業は、マルチデバイス対応のツールを選ぶのが最適です。
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使いやすいか
直感的に操作できるか確認することも大切です。再生中の音声とテキストがハイライトで同期し、修正やタグ付けが簡単に行えるツールなら、誰でも迷わずに利用できます。
共有機能については、URLを発行するだけで社内外の関係者に即共有できるものがおすすめです。閲覧者がアカウント登録なしでアクセスできるゲスト権限機能があれば、クライアントへの情報共有がよりスムーズに行えます。]
セキュリティ体制と情報漏洩対策
会議内容は機密情報であるため、万全なセキュリティ体制であるかも確認しておきましょう。
データの暗号化に加え、ISMSといった第三者認証の取得状況を確認してください。また、入力したデータがAIモデルの再学習に利用されない仕様になっているか、あるいはオプトアウト設定が可能かは、情報漏洩を防ぐ上で不可欠です。
企業規模によっては、シングルサインオンによるアクセス管理、IPアドレス制限、操作ログの監査機能が実装されているかも判断基準となるでしょう。
無料で使えるAI議事録自動作成ツール
次に、実際に評価の高いツールを見ていきましょう。いきなり有料版を契約するのはハードルが高いはずです。そこで、無料で試せるおすすめのAI議事録自動作成ツールを3つ厳選しました。
tl;dv
出典：『tl;dv』
tl;dv（ティーエルディーブイ）はオンライン会議の「録画」「録音」「文字起こし」に特化したAI議事録自動作成ツールです。Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsと連携して、Botとして会議に参加してシステム音声を直接録音してくれます。
重要な箇所にはタイムスタンプを押すだけで、その箇所だけを再生できます。そのため、トップセールスの商談動画を教材として活用したり、エンジニアが仕様の決定経緯を振り返ったりと、動画に検索性を持たせたい場合におすすめです。
Notta
出典：『Notta』
Notta（ノッタ）はオンラインとオフラインの両方で利用できて、会議内容をシームレスに管理できるAI議事録自動作成ツールです。
特にスマートフォンアプリの操作性が高く、移動中に商談の振り返りを行ったり、AI要約機能を使って日報の草案をスマートフォンだけで作成したりすることが可能です。オフィスに戻って議事録を作成する手間を省けるため、外回りが中心の営業担当者の業務効率化におすすめです。
otolio
出典：『otolio』
otolio（オトリオ）は累計導入社数6,000社を超えており、大手企業や自治体での導入実績があるAI議事録自動作成ツールです。
大きな特徴は、文字起こし結果を参照しながら直感的に文書を仕上げられる議事録エディタです。AIによる要約や修正支援機能に加え、用語登録機能も充実しています。そのため、フォーマルな会議の記録におすすめです。
AI議事録自動作成ツール活用のコツ
AI議事録自動作成ツールを導入しても使い方次第では効果が得られないこともあるため注意が必要です。AI議事録自動作成ツールを活用する際のコツは3つあります。
マイク環境を整える
AIの認識精度は、ツールの性能以上に入力される音声に依存します。PC内蔵のマイクは周囲の雑音やキーボードを叩く音まで拾ってしまいます。
そのため、集音性能の高い会議用スピーカーフォンを使用するか、個別マイクを使用しましょう。音声をクリアにするだけで、文字起こしの精度は劇的に向上し修正工数を減らすことができます。
辞書登録しておく
AIは社内独自のプロジェクト名、商品名、業界用語、社員の名前を正しく把握できません。そのまま話すと、不自然な変換にされがちです。
そのため、辞書登録（単語登録）機能を活用し、頻出する固有名詞を事前に登録しておきましょう。これだけで、「〇〇さんの名前が毎回間違っている」「プロジェクト名が変な漢字になる」といったストレスから解放され、修正の手間が省けます。
1人ずつ話す
高性能なAIでも、複数人が同時に喋るクロストークは苦手な領域です。声が重なると、どちらの発言か識別できず、文字起こしが欠落したり文脈がおかしくなったりします。
「発言者は一人ずつ」「相槌は声に出さず頷く」といった簡単なルールを会議の冒頭で共有するだけで、AIの話者識別機能が働き、誰が何を言ったかが明確な議事録が作成できます。
まとめ
AI議事録自動作成ツールに事務作業をまかせることで、営業担当者は顧客との商談に集中できるようになります。
今回ご紹介したAI議事録自動作成ツールを導入すれば、月間数十時間の削減も夢ではありません。事務作業で浮いたリソースは、ぜひ新規開拓や顧客への提案、営業活動に充ててみてください。
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