リモートワークが当たり前になり、駅前のカフェは便利なオフィスになりました。カフェで打ち合わせや商談をしたことがある人もいるでしょう。
しかし、この仕事スタイルが、相手からの信頼を失っていることをご存知ですか？ 良かれと思ってカフェで打ち合わせ・商談していると、相手から配慮が足りないと思われてしまいかねません。
そこで、本記事ではカフェで打ち合わせ・商談するのは非常識なのかどうかについて解説します。
カフェで打ち合わせ・商談するのは非常識
結論から説明すると、カフェで打ち合わせ・商談するのは非常識です。一見、リラックスした雰囲気で話が進みそうなカフェでの打ち合わせですが、ビジネスには不適切です。
ここでは、カフェで打ち合わせ・商談することを今すぐやめるべき理由について解説します。
1.情報漏洩のリスク
ビジネスでは顧客情報や製品情報などの機密情報を扱います。組織が保有する情報の中でも、外部への漏洩が発覚した場合に大きな損失が出る機密情報を公共の場で扱うのは大変危険です。
壁や仕切りがない開放感のあるカフェでは、第三者に重要な資料を見られたり、話を聞かれたりする恐れがあります。また、パソコン画面を背後から覗き見されるショルダーハッキングにより、資料やメールを覗き見られる恐れもあります。
例えば、新製品の情報が漏洩すれば、多大な被害が出てしまいかねません。少しの不注意が、取り返しのつかない事態を招いてしまうのです。どれだけ注意を払っても、公共の場での情報漏洩リスクはゼロにできません。そのため、カフェで打ち合わせ・商談を行うのは避けるべきです。
2.ノイズで打ち合わせの質が低下する
カフェの雑音は、打ち合わせの集中を妨げ、議論の質を大きく低下させます。
実りある打ち合わせは、参加者全員が集中できる状態であることが欠かせません。しかし、カフェは、BGMや話し声、コーヒーミルの音といった雑音に満ちています。その結果、思考が分断されたり、業務効率が下がったりすることがあります。
また、雑音がするカフェで打ち合わせ・商談すると、声が聞き取りにくいです。その結果、何度も聞き返すことになります。聞き間違いから重大な誤解が生じることもあります。このように、議論の質が大きく低下するため、カフェで打ち合わせ・商談を行うのは望ましくありません。
3.混雑などで時間ロスの可能性
指定した時間に打ち合わせ・商談を進められるようにしておくことは、相手への敬意を示す基本マナーです。
しかし、カフェは時間帯によって満席の場合が多く、相手を待たせてしまう恐れがあります。ランチタイムや午後の休憩時間といったピークタイムには、予期せず満席となっているケースが頻繁に発生します。いざ到着しても空席が見つからず、入り口で席が空くのを待たなければならないという事態に陥ると、相手を待たせてしまうことになりかねません。
このようなスタートは、打ち合わせが始まる前から準備不足といったネガティブな第一印象を与えてしまいます。そのため、相手への配慮を忘れずビジネスを円滑に進めるためにも、貸し会議室など指定した時間に打ち合わせができる場所を確保しておきましょう。
4.資料の共有が困難
カフェのテーブルは、ビジネスでの打ち合わせには手狭なことが少なくありません。ノートパソコンを一台置くだけでテーブルの大部分が埋まってしまい、資料を広げるスペースはほとんど残されていません。
このような窮屈な状態では、資料の置き場所などに気を取られて議論そのものから意識が逸れてしまいます。些細なストレスが積み重なることで、創造的なアイデアの創出や、建設的な意見交換が妨げられ、集中力の低下を招きかねません。
また、コーヒーや紅茶の入ったカップを倒してしまう可能性も考えられます。もし、その飲み物が重要な契約書や、取引先への提出を控えた大切な書類の上にこぼれてしまった場合、その損害は計り知れません。こうした偶発的な事故を防ぐためにも、ゆったりしたスペースで打ち合わせや商談をしましょう。
5.相手への配慮不足
打ち合わせの場所選びは、相手への敬意や商談への真剣度を示すものです。
重要なビジネスの話は落ち着いた場所で行うのが一般的です。そのため、安易にカフェを選ぶと「この程度の話だ」と軽んじている印象を与えかねません。特に、目上の方や顧客をカフェに呼び出すのは、大変失礼にあたります。
相手は「なぜ落ち着かない場所を？」「この商談は重要ではないのでは？」といった不信感を抱くかもしれません。たとえ悪気はなくても、場所選び一つで信頼関係を損なう恐れがあるのです。
相手に敬意と真摯な姿勢を示すためにも、打ち合わせ内容や相手との関係性を踏まえ、TPOをわきまえた場所を選びましょう。
カフェでのWeb会議もNG
対面でなければ問題ないと安易に考えがちですが、カフェでWeb会議に参加する行為もビジネスマナーとして不適切です。
Web会議は場所を選ばない利便性がありますが、どこでも参加して良いという意味ではありません。会議の参加者と、周囲のカフェ利用者の双方に迷惑をかける可能性があるため、絶対にやめましょう。
雑音が多く、声が聞き取りづらい
まず、マイクはあなたが思う以上に周囲の雑音を拾います。自分はヘッドセットをしているため気づきにくいですが、コーヒーミルの作動音、他の客の話し声、食器がぶつかる音、店員の「いらっしゃいませ」という声などは、想像以上にクリアに相手に届いてしまいます。
相手にとってはストレスとなり、話が聞き取りづらく、会議の進行が滞ります。
情報漏洩のリスクが高い
Web会議であっても公共の場にいる以上、情報漏洩のリスクは対面と何ら変わりません。背後や隣の席からパソコン画面を覗き見されるショルダーハッキングの危険に晒されています。
話し声が大きく、迷惑
さらに、周囲の騒音に負けないよう、無意識のうちにあなたの声は大きくなります。その結果、取引先の名前や金額、重要なキーワードといった機密情報が、意図せず周囲に漏れてしまう可能性があります。何よりも、迷惑です。
そのため、自宅や個室ブースなどプライバシーが守られ、自分も相手も集中できる静かな環境で、Web会議に参加するようにしましょう。
まとめ
便利なカフェですが、ビジネスの打ち合わせや商談の場としては不適切です。
情報漏洩のリスク、集中力の低下、時間的なロス、そして何よりも相手への配慮の欠如となり、信頼を大きく損なう可能性があります。そのため、大切な打ち合わせや商談を行う際は、貸し会議室やコワーキングスペースの個室ブースなどプライバシーが確保された、静かで集中できる環境を選ぶように心がけるようにしましょう。
ぜひ、これを機会に打ち合わせや商談する場所を見直してみてください。
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