この記事は約9分で読めます。
ビジネスメールの返信は、ビジネスパーソンにとって悩みやすい業務のひとつです。返信はいつまでに行うべきか、どのような書き方が正しいのか、言葉遣いに問題はないかなど、判断に迷う場面が少なくありません。
本記事では、こうした不安を抱える方に向けて、ビジネスメール返信のマナーや基礎知識をわかりやすく解説します。
ビジネスメール返信の鉄則！基本マナー4選
ビジネスメールの返信で信頼を得るためには、相手への配慮が欠かせません。
配慮が不足していると、相手を混乱させたり、時間を浪費させたりする原因になるためです。そこで重要になるのが、次に紹介する基本的な4つのマナーです。
即日返信が基本、遅くとも24時間以内
ビジネスメールの返信で重要なのは、返信までにかかる時間です。多くの場合、メールを送信した相手は「きちんと届いているか」「いつ返事がもらえるのか」を気にしています。そのため、返信が早いほど好印象につながります。
理想はリアルタイムでの返信ですが、業務状況によって難しいケースも多いでしょう。そこで現実的な目安となるのは即日返信です。当日中に返信があれば、相手はメールの到着を確認でき、待ち時間も減ります。
また、当日中の返信が難しい場合でも、24時間以内に返信するのがビジネスマナーです。それ以上かかると対応が遅いと受け取られ、信頼を損ねる原因になりかねません。返答に時間を要する場合は、次のような一次返信を入れることが大切です。
社内で確認のうえ、〇日までに改めてご連絡いたします。
このような配慮があるだけでも、相手の印象は大きく変わります。
返信時間は営業時間内
返信が早いことは評価されやすい一方で、時間帯にも注意が必要です。深夜や早朝のメールは、相手が労働時間外であるにもかかわらず業務を求めているように受け取られかねません。人によっては、プレッシャーに感じる場合もあります。
そこで、特に緊急性がない場合は、平日の営業時間内に返信するのがビジネスマナーです。営業時間外にメールを作成した場合でも、送信予約機能を使って営業時間内に送信するようにすれば、返信忘れを防ぎつつ相手への配慮もできます。
件名は変更せずにそのまま返信
ビジネスメールの返信では、件名を変更せず「Re:」を付けたまま返信するのが基本マナーです。相手が件名から一目で返信メールと判断できるためです。内容を開かなくても判断できることは、相手の確認にかかる時間の削減につながります。
ただし、返信を重ねるうちに「Re:」がいくつも並んでしまう場合は、一つだけ残して削除しましょう。件名は、相手がメールを探しやすくするための重要な情報です。やり取りが増えても、把握しやすい状態を保つことが大切です。
Ccは多くの場合で返信不要
Ccで送られてきたビジネスメールの返信は注意が必要です。
Ccとは「カーボン・コピー（Carbon Copy）」の略で、To宛てに送信したメールと同じ内容を他の関係者にも同時に送信する機能を指します。例えば、Toにクライアントを指定し、Ccにプロジェクトメンバー全員を入れるケースがあります。この場合の目的は、クライアントとのやり取りの内容や進捗状況をチーム内で共有することです。
このようなメールでは、返信を期待しているのは主にTo宛ての相手であり、Ccに含まれているメンバー全員からの返信が必要とは限りません。内容を確認するだけで問題ないケースが多いでしょう。
ただし、以下のような場合には、Ccであっても返信が必要になることがあります。
「Ccは返信不要」と決めつけるのではなく、メールの内容を確認したうえで、返信の必要性を判断することがポイントです。
「了解です」は失礼？返信で間違えやすい言葉遣い
ビジネスメールの返信では、何気ない言葉遣いが失礼に受け取られることがあります。ここでは、ビジネスメールで特に間違えやすい言葉遣いを紹介します。
ビジネスメールは、言葉遣いひとつで印象が変わるため、正しい表現を意識しましょう。
了解です・了解しました
「了解」はフランクな印象があるため、目上や取引先には不向きです。「承知しました」「かしこまりました」を使いましょう。
お世話さまです
砕けた表現のため、「お世話になっております」が適切です。
御社
口語表現のため、メールでは文語の「貴社」を使います。
ご苦労さまです
目下の人に使う言葉です。ビジネスメールでは使用を避けましょう。正しくは、社外の場合は「お世話になっております」、社内には「お疲れさまです」です。
大丈夫です
肯定と否定の意味が曖昧になりやすいため、「問題ございません」や「必要ございません」など、具体的に伝えます。
役職＋様
役職自体が敬称のため、「様」は不要です。
状況別・ビジネスメール返信フレーズ集
ビジネスメールの返信では、状況に応じた適切な表現を使うことが重要です。ここでは、そのまま使える例文を状況別に紹介しますので、迷ったときの参考にしてください。
日程調整・アポイントメントの返信
ご提案いただいた日程で問題ございません。
◯月◯日◯時にお伺いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
恐れ入りますが、ご提案の日程は都合がつかず、以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。
・◯月◯日（◯）◯時〜
・◯月◯日（◯）◯時〜
初めましての相手への返信
◯◯株式会社の◯◯と申します。
この度はご連絡いただき、誠にありがとうございます。
初めましての相手の場合は、「お世話になっております」ではなく「お世話になります」を使用します。
失礼にならない断りの返信
恐れ入りますが、今回は辞退させていただきます。
ご期待に沿えず申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどお願いいたします。
最後に次のようなフォローの文章を入れて、将来の関係構築に含みを残しておくことも大切です。
・また別の機会がありましたら、ぜひお声がけいただけますと幸いです。
返信が遅くなった場合の返信
お問い合わせいただいた件につきましては、現在担当者に確認しております。
本日中に改めてご連絡いたしますので、
恐れ入りますが今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
返信が遅れた理由を伝える場合は、簡潔にまとめることが重要です。詳しく説明しすぎると、言い訳がましく受け取られることがあります。
また、内容によっては自社の体制に不安を与えてしまう可能性もあるため、特別な事情がない限り、理由をあえて書かないという判断も有効です。
ビジネスメールの返信はどこまで続ける？「止め時」の正解
ビジネスメールの返信は、丁寧さを意識するあまり「どこまで続けるべきか」で迷うことがあります。一般的には、メールを最初に送信した側からの返信でやり取りを終えるケースが多く見られます。
それでも迷う場合の判断の基準は、相手が次の行動や対応を求めているかどうかです。確認や対応を求めている場合は返信が必要ですが、用件がすでに完結している場合は返信しなくても問題ありません。
例えば、お礼メールに対してさらにお礼メールが届いた場合は、原則として不要です。また、「返信は不要です」と明記されている場合も、その時点でやり取りを終えても差し支えありません。
ただし、補足や確認が必要など、特別な理由がある場合は例外です。
信頼されるビジネスメール返信のために
ビジネスメールの返信は、以下の基本マナーを押さえることで相手の印象が変わります。
これらの基本マナーに加えて、正しい言葉遣いをすることで、相手との良好な関係を築きやすくなります。今回紹介した例文を参考に、信頼されるビジネスメール返信を実践してみましょう。
企業リスト無料ダウンロード
質の高い営業リストを最短30秒で作成！
「企業情報DB byGMO」は、「製造業の中小企業リスト」「IT企業一覧」などの条件を選ぶだけで、ニーズにマッチした企業を抽出できる営業リスト作成ツールです。
毎月300件 無料ダウンロード！
有料プランへ切り替えない限り、料金請求はございません。
まずは無料でお試しください。
Q. どんなリストがダウンロードできますか？
Q. 営業リストの作成方法は？
Q. 企業情報のソースは？
Q. なぜ無料で利用できるのですか？
Q. 大量の営業リストを購入できますか？
