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「アポ取りメールを送付しているけれどメールの開封率が低い…」「メールの返事がもらえない…」と悩みを抱えていませんか？
アポ取りメールの書き方を覚えれば、アポイント獲得率は上げられます。
今回は成果が出るアポ取りメールの書き方を紹介します。テンプレートで利用できるメール例文集もご用意したため、ぜひご活用ください。
なぜアポ取りメールで成果が出ない？ よくある3つの失敗パターン
まずは、メールを送付してもアポイントが獲得できない失敗パターンを3つご紹介します。
メリットが伝わらない
押し売りするような一方的な内容で相手にメリットが伝わらなければ、アポイントを獲得できません。
「当社の人気商品です」「今なら人気商品を特別価格で購入できます」など一方的なメッセージを送ってしまいがちです。どんなにすばらしい商品をお得に購入できても、相手のニーズを満たしていなければ商品を購入してもらえません。
相手は営業に対して敏感です。一方的な内容のメールを読むと、商品を押し売りされるのではないかとネガティブな感情を抱き警戒します。
行動喚起が弱い
アポ取りメールの行動喚起が弱いと打ち合わせの日程を空けてもらえません。
アポイントを獲得したい場合は、打ち合わせや商談のために、相手に日程調整してもらわなければなりません。
3つほど候補日を上げておき、指定期日までに都合が良い日を選んでもらうなど、メールを読んだ後にアクションを起こしてもらう必要があります。
しかし、メールの書き方がわからない人は、このような行動喚起が上手く行えません。そのため、メール開封率が高いにも関わらずアポイントを獲得できないのです。
マナー違反
マナー違反なメールを送信して相手に嫌悪感を与えてしまうと、取引してもらえなくなります。
アポ取りメールは、相手の都合が良いタイミングに送るべきです。例えば、法人向けの場合は営業時間内にメールを送るのがベストです。深夜や早朝にメールを送るのはマナー違反ではありませんが迷惑をかけてしまう場合もあります。そのため、アポ取りメールの送付時間に配慮するようにしましょう。
また、ビジネスメールを作成できなければ、仕事ができない人という印象を与えてしまいます。ビジネス文書や敬語に自信がない方は学習した上で、メールを送ることをおすすめします。
アポ取りメール作成の5つのステップ
アポ取り営業メールは5STEPで作成できます。
ターゲットを明確にする
まずは、どのような相手にメールを送付するかターゲットを明確にします。なぜなら、相手のニーズを満たす情報を提供することで興味・関心を持ってもらえるようになり、アポイントを獲得できるようになるためです。
そのため、業種や規模、年齢、性別など、どのような相手にメールを送るかを決めましょう。またメルマガを開封した人、Webサイトに訪問した人などWeb行動からターゲットを決める方法もおすすめです。
興味を引く件名で開封率UP！
アポ取りメールは、必ず開封してもらえるわけではありません。そのため、メールの件名で相手の興味を引き、メール開封率を上げる必要があります。
メールの件名はメール開封率を高められる唯一の要素です。そのため、4Uの基本原則を活用して魅力的な件名を付けましょう。
4Uの基本原則
- Useful（有益性）
- Urgent（緊急性）
- Ultra-Specific
- Unique（独自性）
心を掴む導入文
メールを開封した後に、自分のために送られてきたメールだと思わせることが大切です。1人1人に私信のような文章を書かなければ特別感が薄れてしまい、一斉送信メールだと思われてしまいかねません。
宛名を書き簡単な挨拶をした上で、メールを送付した経緯をシンプルに説明します。なぜ、相手にメールを送付したのか気持ちを込めて書くと特別感を出せます。
「会いたい」と思わせるベネフィットを伝える
メールでアポイントを獲得するためには「会いたい」と思わせるベネフィットを伝えることが大切です。ベネフィットとは、相手が打ち合わせや商談に参加して得られるメリットを指します。
例えば、同じ業界の競合他社が製品、サービスを利用して業務効率化しているなどの情報なら「話だけでも聞いてみようかな」と思うものです。そのため、相手にどのようなベネフィットを提供できるかを考えてメールに盛り込みましょう。
行動を促すスムーズなアポ設定
メールでアポイントを獲得するためには行動喚起が必要です。
打ち合わせや商談の日程を第3候補まで上げて、都合が良い日を選んでもらうなど、日程調整に手間をかけさせないように工夫しましょう。
日程調整ツールを使用すれば、空いている候補日から都合を良い日を選んでもらうだけと、よりスムーズに日程調整が行えるようになるため、ご興味がある方は使用してみてください。
新規開拓アポ取りメール例文集
新規開拓に使えるアポ取りメール例文を3つご紹介します。ぜひ、テンプレートとしてご活用ください。
新規顧客に対するアポ取りメール
| 株式会社〇〇〇〇 代表取締役 〇〇様 突然のご連絡失礼致します。 株式会社××××の営業部の〇〇と申します。 この度、〇〇業界の業務を効率化し生産性向上に繋げられる「（製品名」をリリースしました。 他社様では既に製品が導入されており、〇〇〇〇株式会社様では、導入後3カ月で業務時間を100時間削減することができました。他社様の動向などご説明させていただきたく存じます。 下記の日程の中で、ご都合が宜しい日時がございましたら、お知らせいただけますでしょうか？ ■候補日程 ・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇 ・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇 ・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇 ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇〇〇営業部 〇〇〇〇 メール：xxxx@xxxx.co.jp Tel：000-0000-0000 |
問い合わせに対するアポ取りメール
| 株式会社〇〇〇〇 代表取締役 〇〇様 お世話になっております。 株式会社××××の営業部の〇〇でございます。 この度は、弊社サービス「（製品名」のお問い合わせをいただきまして、誠にありがとうございます。 「（製品名」は〇〇業界のお客様に数多く導入して頂いており、〇〇を〇〇％改善した事例などがあります。御社のお役にも立てるかと存じますので、ぜひ一度ご説明させていただければと思います。 つきましては、ご都合が宜しい日程をお選びただけますでしょうか？ ■候補日程 ・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇 ・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇 ・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇 ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇〇〇 営業部 〇〇〇〇 メール：xxxx@xxxx.co.jp Tel：000-0000-0000 |
リードに対するアポ取りメール
| 株式会社〇〇〇〇 代表取締役 〇〇様 お世話になっております。 株式会社××××の営業部の〇〇でございます。 先日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。 貴社の課題について、弊社の「○○○○」で解決できるのではないかと思い、ご連絡を差し上げました。 つきましては、「○○○○」の詳細なご紹介と、貴社での活用イメージをご提案させていただきたく、下記の日程よりご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか？ ■候補日程 ・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇 ・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇 ・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇 ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇〇〇 営業部 〇〇〇〇 メール：xxxx@xxxx.co.jp Tel：000-0000-0000 |
アポ獲得率を上げるためポイント
アポ取りメールで成果を出したい場合は、代行サービスの利用を検討してみることをおすすめします。プロにまかせることで、自社で取り組むよりも効率的にアポイントが獲得できるようになります。
今まで営業をかけてこなかったターゲット層への切り込みなど、新たな道を発見することもできる場合もあるため、アポ取りメールで悩みを抱えた際は代行サービスを検討してみてください。
まとめ
アポ取りメールの書き方を覚えれば、アポイント獲得率は上げられます。この記事ではアポ取りメールの書き方をご紹介しました。テンプレートとして利用できる文例集もご紹介したため、ぜひ営業活動にお役立てください。
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